PENDAHULUAN
Konsep DSS sebagaimana yang pertama kali dikemukakan oleh Gerrity (1971) melibatkan
“panduan efektif dari inteligensi manusia, teknologi informasi, dan software yang berinteraksi
secara dekat untuk memecahkan masalah yang kompleks”. Walaupun DSS yang beroperasi dalam
lingkungan mainframe atau mikrokomputer bisa digunakan oleh banyak pemakai secara serentak,
namun software itu sendiri mengakomodasi pemakai perorangan yang dihadapkan dengan
keputusan yang menjadi tanggung jawabnya.
Beberapa peneliti mengungkapkan adanya kebutuhan akan pemfokusan tingkat kelompok
dalam DSS baru-baru ini mengemukakan beberapa gagasan mengenai desain system informasi
untuk mendukung meeting elektronik.kita akan memulai pembahasan dengan mendefinisikan
konsep system penunjang keputusan kelompok (GDSS) dan menyebutkan sifat dari system ini.
Fasilitas dasar dari teknologi GDSS, yang meliputi aspek hardware maupun software, akan kita
deskripsikan. Kita kemukakan empat “sekenario” atau jenis lingkungan DSS kelompok.
APA YANG DIMAKSUD DENGAN GDSS
Walaupun berbagai definisi telah dikemukakan, namun ada agreement atau kesepakatan
umum yang menyatakan bahwa DSS adalah system berdasarkan komputer yang interaktif yang
memudahkan pemecahan atas masalah yang tak terstruktur. Konsep “penunjang keputusan
kelompok” membentuk gagasan yang kita kenal dengan sebutan DSS. System penunjang keputusan
kelompok (GDSS) adalah system berdasarkan komputer yang interaktif yang memudahkan
pemecahan atas masalah tak terstruktur oleh beberapa (set) pembuat keputusan yang bekerja sama
sebagai suatu kelompok. Komponen GDSS meliputi hardware, software, orang, dan produser. Sifat
yang penting dari suatu GDSS dapat disebutkan seperti berikut ini:
1. GDSS adalah system yang dirancang secara khusus, bukan menyerupai konfigurasi dari
komponen system yang sudah ada.
2. GDSS dirancang dengan tujuan untuk mendukung kelompok pembuat keputusan dalam
melakukan pekerjaan mereka.
3. GDSS mudah dipelajari dan mudah digunakan.
4. GDSS bisa bersifat “spesifik” (dirancang untuk satu jenis atau kelompok masalah) atau bisa
bersifat “umum” (dirancang untuk berbagai keputusan organisasional tingkat kelompok).
5. GDSS berisi mekanisme built-in.
Definisi GDSS begitu luas dan, oleh karenanya, bisa berlaku atau diterapkan ke berbagai
situasi keputusan kelompok, yang meliputi panel review, task force meeting eksekutif/dewan,
pekerja jarak jauh, dan sebagainya. Aktifitas dasar yang terjadi di kelompok manapun dan yang
memerlukan dukungan berdasarkan komputer adalah
1. pemanggilan informasi, melibatkan pemilihan nilai data dari database yang ada maupun
pemanggilan informasi sederhana.
2. pembagian informasi, maksudnya menampilkan data pada layar penampil agar bisa dilihat
oleh semua kelompok.
3. penggunaan informasi, mencakup aplikasi teknologi software, procedure, dan teknik
pemecahan masalah kelompok untuk data.
TEKNOLOGI GDSS
Dalam model yang di buat umum ini, kelompok pembuat keputusan mempunyai akses ke
base data, base model, dan software aplikasi GDSS selama waktu meeting yang menetapkan suatu
keputusan. Namun demikian, komponen dasar dari segala GDSS meliputi hardware, software,
orang-orang dan prosedur. Selanjutnya kita akan membahas secara lebih rinci komponen tersebut.
HARDWARE
Tanpa memandang situasi keputusan spesifik, kelompok sebagai keseluruhan atau setiap
anggota harus dapat mengakses prosesor komputer dan menampilkan informasi. Keperluan
(persyaratan) hardware minimal untuk system tersebut mencakup: peralatan input/output, prosesor,
jalur komunikasi antara peralatan I/O dan prosesor, dan layer penampil untuk umum atau monitor
perorangan guna menampilkan informasi kepada kelompok.
SOFTWARE
Komponen software dari GDSS meliputi database, base model, program aplikasi khusus
yang akan digunakan oleh kelompok, dan interface pemakai fleksibel yang mudah digunakan.
Beberapa system GDSS yang sangan spesifik tidak memerlukan database; misalnya, system yang
hanya mengumpulkan, mengorganisir, dan mengkominikasikan opini anggota tentang suatu
masalah.software GDSS bisa dan tidak bisa berinterface dengan software DSS individual.
Komponen teknologi GDSS yang paling khusus adalah software aplikasi yang
dikembangkan secara khusus yang mendukung kelompok dalam proses keputusan. Fasilitas yang
tepat dari software ini sangat bervariasi, namun mencakup hal berikut ini:
FASILITAS DASAR
- Penciptaan teks dan file data, modifikasi, dan penyimpanan untuk anggota kelompok.
- Word processing untuk mengedit dan memformat teks.
- Fasilitas pembelanjaan untuk pemakai GDSS yang belum mampu.
- Fasilitas “help” on-line
- Worksheet, spreadsheet, decision trees, dan alat lain untuk menampilkan angka dan teks secara
grafis.
- Manajemen database yang state-of-the-art.
FASILITAS KELOMPOK
- Peringkasan grafik dan bilangan dari gagasan dan pendapat anggota kelompok.
- Menu yang memberitahu (prompt) untuk memasukkan (input) teks, data, dan pendapat oleh
anggota kelompok.
- Program untuk prosedur kelompok khusus.
- Metode penganalisaan interaksi kelompok sebelumnya dan keputusan.
- Transmisi teks dan data diantara anggota kelompok, diantara anggota kelompok dan fasilitator,
dan diantara anggota kelompok dan prosesor komputer sentral.
ORANG-ORANG
Komponen “people” (orang_orang) dari GDSS meliputi anggota kelompok dan “fasilitator
kelompok” yang bertanggung jawab atas beroperasinya teknologi GDSS dengan baik ketika ia
sedang digunakan. Peranan fasilitator bersifat luwes.
PROSEDUR
Komponen terakhir dari GDSS adalah prosedur, yang bisa memudahkan operasi dan
membuat penggunaan teknologi oleh anggota kelompok menjadi efektif. Dalam kasus yang terakhir
ini, GDSS bisa dirancang agar bisa mengakomodasi teknik pembuatan keputusan kelompok
spesifik, seperti teknik kelompok nominal.
KATEGORI GDSS: 4 SKENARIO
Kerangka penunjang keputusan kelompok ini memberi penekanan bahwa tujuan dan
konfigurasi dari suatu GDSS akan beragam atau bervariasi menurut durasi session pembuat
keputusan dan derajad kedekatan fisik dari anggota kelompok.
Skenario 1 Ruang Keputusan Skenario pertama sama dengan “Decision Room” (ruang
keputusan) menurut Gary (1981) dan bisa dianggap sebagai ekuivalen elektronik dengan meeting
tradisional. Organisasi menyusun atau menata suatu ruang (persis seperti boardroom) yang berisi
fasilitas khusus untuk mendukung pembuatan keputusan kelompok. Dalam konfigurasi dari suatu
GDSS yang sangat sederhana, hanya fasilitator kelompok-lah yang berinteraksi secara langsung
dengan komputer. Komunikasi bisa ditrasmisikan secara verbal atau pengiriman pesan lewat
komputer.
Skenario 2 Jaringan Keputusan Local GDSS bisa mempunyai konfigurasi yang agak
berbeda dalam setting, dimana sekelompok pembuat keputusan yang jumlahnya sudah pasti, yang
saling bekerja secara dekat, harus mengenai masalah tertentu secara teratur. Setiap pembuat
keputusan akan mempunyai sebuah workstation, atau sesuatu yang disebut oleh Dickson (1983)
sebagai “fasilitas penunjang manajerial”, yang ditempatkan pada meja tulis atau meja kerjanya.
Prosesor sentral akan menyimpan software GDSS umum dan database, dan jaringan area local akan
memberitahukan komunikasi anggota ke anggota dan komunikasi anggota ke prosesor sentral. Cara
atau pendekatan ini menawarkan fleksibilitas yang lebih besar, dimana kendala one place/one-time
dari scenario 1 bisa dihilangkan. Ada kelemahan dengan cara ini, yaitu jarang sekali terjadi
komunikasi face-to face.
Skenario 3 Teleconferencing jenis GDSS ketiga ini diperlukan oleh kelompok yang
anggotanya tersebar secara geografis, namun mereka harus ‘berkumpul’ untuk membuat suatu
keputusan. Dalam hal ini, dua ruang keputusan atau lebih disambungkan bersama dengan fasilitas
visual dan atau komunikasi. Dengan menggunakan teknologi teleconferencing, meeting dapat
dirancang sedemikian rupa sehingga pembuatan keputusan bisa terjadi tanpa harus semua peserta
berada di satu lokasi (atau di lokasi yang sama). Teleconferencing digunakan untuk melengkapi
komponen komunikasi dari GDSS. Keuntungan yang kita dapatkan dari cara ini adalah
berkurangnya biaya perjalanan dan fleksibilitas dalam kaitannya dengan waktu dan durasi
penyelenggaraan meeting.
Skenario 4 Pembuatan Keputusan Jarak Jauh skenario keempat ini belumlah umum
digunakan, namun kemungkinan penggunaannya di masa dating sangatlah besar. Disini, ada
komunikasi yang tak terintrupsi diantara “decision station” (stasiun keputusan) jarak jauh (remote)
dalam organisasi yang tersebar secara geografis, yang mempunyai kelompok orang yang sudah
pasti yang harus secara teratur membuat keputusan bersama.
PERSOALAN DESAIN DAN IMPLEMENTASI
Riset mengenai dinamika pembuat keputusan kelompok yang ada saat ini mempunyai
beberapa implikasi untuk desain dan penggunaan GDSS. Tiga implikasi desain yang berasal dari
literature dinamika kelompok akan dibahas pertamakali, kemudian akan dikemukakan opsion atau
pilihan implementasi yang bisa digunakan untuk GDSS.
Pertama, tujuan GDSS harus menjadi alat pendorong terjadinya partisipasi aktif dari semua
anggota kelompok. Kedua, diperlukan akomodasi khusus untuk kelompok yang sebalumnya tidak
memiliki pengalaman kerja bersama. Ketiga, suatu fasilitas yang berguna dari suatu GDSS akan
membantu manajemen tingkat tinggi dalam memilih orang-orang yang akan dijadikan anggota
kelompok untuk menangani masalah atau keputusan tertentu.
Sebelum system penunjang keputusan untuk kelompok bisa secara luas digunakan dan
dimanfaatkan oleh organisasi, diperlukan usaha pengembangan yang ekstensif. Kaitannya dengan
instalasi, ada tiga kemungkinan yang bisa kita pilih yaitu:
1. menginstal system secara permanent di tempat pemakai
2. menyewa system dengan dasar on-call dari vendor (menyewa system bila memerlukannya).
3. mengakses system jarak jauh dari tempat vendor.
No comments:
Post a Comment